Een factuur maken is geen ingewikkelde klus, maar de Belastingdienst stelt wel vaste eisen aan wat erop staat. Mist er iets, dan voldoet je factuur niet aan die eisen, en dat merk je pas bij een controle of als je klant om een nieuwe factuur vraagt. Hieronder staat wanneer je een factuur moet maken, welke gegevens verplicht zijn, hoe je de btw vermeldt en hoe lang je je facturen bewaart. Onderaan vind je een ingevuld voorbeeld.
Wanneer moet je een factuur maken?
Lever je goederen of diensten aan een andere ondernemer, dan ben je verplicht een factuur te maken. Dat geldt ook voor rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen, ook als die in het buitenland zitten.
Verkoop je aan particulieren, dan hoef je voor de btw meestal geen factuur te maken. De Belastingdienst noemt twee uitzonderingen: groothandels in onder meer levensmiddelen en tabak waarvan ten minste 80 % van de afnemers ondernemer is, en de levering van een nieuw of bijna nieuw vervoermiddel aan een afnemer in een ander EU-land. Voor afstandsverkopen en diensten aan particulieren in andere EU-landen kunnen andere regels gelden.
Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je niet verplicht te factureren. Maak je toch een factuur, dan vermeld je dat je gebruikmaakt van de KOR en zet je er geen btw op.
Wat moet er op een factuur staan?
Ben je verplicht te factureren, dan staan deze gegevens altijd op je factuur:
- Je volledige naam en die van je klant. Gebruik de juridische naam. Een handelsnaam mag ook, als die samen met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd.
- Je volledige adres en dat van je klant: het adres waar de onderneming echt gevestigd is. Alleen een postbusnummer is niet genoeg.
- Je btw-identificatienummer, het nummer dat met NL begint.
- Je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven.
- De factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt.
- Een uniek factuurnummer. Nummer je facturen opeenvolgend, in één of meer reeksen. Elk nummer mag maar één keer voorkomen.
- Wat je hebt geleverd: bij goederen de soort en de hoeveelheid, bij diensten de aard en de omvang.
- De datum van levering, of de datum van een vooruitbetaling.
- Het bedrag exclusief btw. Lever je tegen verschillende btw-tarieven, vermeld dan de bedragen per tarief, en de eenheidsprijs als die van toepassing is.
- Het btw-tarief dat van toepassing is.
- Het btw-bedrag.
Gebruik je ons gratis factuurtemplate, dan staan al deze velden er al in en vul je alleen je eigen gegevens in.
Voorbeeld van een factuur
Zo ziet een eenvoudige factuur voor een dienst eruit. De gegevens zijn verzonnen.
| Onderdeel | Voorbeeld |
|---|---|
| Van | Voorbeeld Advies BV, Stationsstraat 1, 1234 AB Utrecht |
| KVK-nummer | 12345678 |
| Btw-identificatienummer | NL000000000B01 |
| Aan | Klant Bouw BV, Industrieweg 10, 5678 CD Eindhoven |
| Factuurnummer | 2026-0042 |
| Factuurdatum | 5 oktober 2026 |
| Leverdatum | 1 tot en met 30 september 2026 |
| Omschrijving | Advieswerk, 10 uur à € 85 |
| Bedrag excl. btw | € 850,00 |
| Btw 21 % | € 178,50 |
| Totaal | € 1.028,50 |
| Betalingstermijn | 30 dagen |
Lever je ook iets tegen het lage tarief, dan zet je de bedragen per tarief op aparte regels, elk met het eigen btw-bedrag.
Btw op je factuur
Het algemene btw-tarief is 21 %. Voor een beperkt aantal goederen en diensten geldt 9 %, voor sommige leveringen aan het buitenland 0 %, en een aantal prestaties is vrijgesteld. Op je factuur vermeld je per regel het tarief dat bij die levering hoort. Twijfel je, controleer het tarief dan bij de Belastingdienst voordat je factureert.
Een paar situaties vragen een andere vermelding:
- Verlegde btw. Betaalt je klant de btw in plaats van jij, dan reken je geen btw. Je vermeldt "btw verlegd" en het btw-identificatienummer van je klant. Het bedrag zet je per btw-tarief op de factuur.
- KOR. Je zet geen btw op de factuur en vermeldt dat je de kleineondernemersregeling gebruikt.
- Voorschotnota's. Ook op een voorschotnota breng je btw in rekening. Op de eindfactuur reken je het restant af, met het resterende btw-bedrag.
- Zakendoen met andere EU-landen. Dan gelden extra gegevens, zoals het btw-identificatienummer van je klant. Controleer dat nummer vooraf; hoe dat werkt lees je in ons artikel over btw-nummer opzoeken.
De vereenvoudigde factuur: tot € 100
Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, of is je factuur een wijziging van een eerdere factuur, dan mag je een vereenvoudigde factuur maken. Daarop staan in elk geval:
- de factuurdatum;
- je naam en adresgegevens;
- welke goederen of diensten je hebt geleverd;
- de btw, of de gegevens waarmee de btw kan worden berekend;
- bij een wijziging: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Een vereenvoudigde factuur mag niet bij intracommunautaire leveringen, bij afstandsverkopen en bij leveringen in een ander EU-land waarbij de btw naar je klant is verlegd.
Wanneer verstuur je de factuur?
Je verstuurt je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Lever je in september, dan moet de factuur dus uiterlijk 15 oktober de deur uit. De factuurdatum bepaalt in welk tijdvak je de btw aangeeft. Verstuur je later, dan geef je de btw aan in het tijdvak waarin je de factuur uiterlijk had moeten versturen. Hoe je die btw vervolgens aangeeft, staat in onze uitleg over de btw-aangifte.
Je mag een factuur op papier sturen of als pdf per e-mail; dat laatste heet digitaal factureren. Een e-factuur gaat rechtstreeks van jouw systeem naar dat van je klant, en dat mag alleen als je klant ermee akkoord gaat. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een e-factuur verplicht en wordt een pdf niet geaccepteerd.
Betalingstermijn: wat mag je afspreken?
Tussen bedrijven is de maximale betalingstermijn 60 dagen. Langer mag alleen als dat voor koper en verkoper geen nadeel oplevert. Heb je niets afgesproken, dan geldt een termijn van 30 dagen. Grote bedrijven moeten mkb'ers en zelfstandigen binnen 30 dagen betalen, en overheden betalen ook binnen 30 dagen. Voor particulieren bepaal je zelf een redelijke termijn, die je in je offerte of algemene voorwaarden vastlegt.
Betaalt een zakelijke klant niet op tijd, dan heb je recht op een standaardvergoeding van € 40, een vergoeding voor gemaakte kosten en rente over de periode na de vervaldatum. Is je klant een particulier, dan stuur je eerst een kosteloze aanmaning voordat je kosten mag rekenen.
Hoe lang bewaar je facturen?
Alle facturen die je verstuurt en ontvangt, bewaar je 7 jaar. Facturen over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, bewaar je 10 jaar. Je bewaart een factuur in de vorm waarin je hem hebt verstuurd of ontvangen: een digitale factuur sla je digitaal op. Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen, zolang de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is.
Veelgemaakte fouten
- Een factuurnummer dat twee keer voorkomt, of een gat in de reeks dat je niet kunt verklaren.
- Alleen een postbusadres, of een handelsnaam die niet bij de KVK staat.
- Geen leverdatum, terwijl die afwijkt van de factuurdatum.
- Bij verlegde btw toch btw rekenen, of het btw-nummer van je klant vergeten.
- De factuur pas maanden na de levering versturen, waardoor de btw in een eerder tijdvak had gemoeten.
Facturen en je cashflow
Een verstuurde factuur is nog geen geld op de rekening. Bij een termijn van 30 dagen zit je omzet van september pas in november op je rekening, terwijl je kosten en de btw over die omzet al eerder betaald moeten worden. Vier dingen helpen:
- Factureer direct na de levering in plaats van aan het einde van de maand.
- Spreek een korte betalingstermijn af en zet de vervaldatum duidelijk op de factuur.
- Stuur een herinnering zodra de termijn verstreken is.
- Houd in een liquiditeitsbegroting bij wanneer geld binnenkomt en uitgaat, zodat je een tekort ziet aankomen.
Blijft er structureel een gat tussen factureren en betaald worden, dan kan een zakelijk krediet dat overbruggen. Via Kompar vergelijk je met één aanvraag de mogelijkheden van verschillende geldverstrekkers.
Veelgestelde vragen over factuur maken
Mag ik zelf een factuur maken in Word of Excel?
Ja. De wet schrijft geen programma voor, alleen de gegevens die erop moeten staan. Een template in Word of Excel voldoet, zolang je alle verplichte velden invult en je factuurnummers opeenvolgend en uniek zijn.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Opeenvolgend en zonder dubbele nummers. Je mag meerdere reeksen gebruiken, bijvoorbeeld een reeks per jaar (2026-0001, 2026-0002), zolang elk nummer maar één keer voorkomt.
Moet ik een particulier een factuur sturen?
Voor de btw meestal niet, op een paar uitzonderingen na. Veel ondernemers doen het toch, omdat een factuur duidelijk maakt wat er betaald moet worden en wanneer.
Ik heb een fout gemaakt op een factuur. Wat nu?
Je maakt een nieuwe factuur die de oude wijzigt en verwijst naar de oorspronkelijke factuur. Zo'n wijziging mag een vereenvoudigde factuur zijn. Pas de oude factuur niet aan alsof er niets is gebeurd.
Welke betalingstermijn geldt als ik niets heb afgesproken?
Tussen bedrijven is dat 30 dagen. Je mag zakelijk maximaal 60 dagen afspreken, tenzij een langere termijn voor geen van beide partijen nadelig is.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
7 jaar, en 10 jaar voor facturen over onroerende zaken. Dat geldt voor verstuurde én ontvangen facturen.
