Een btw-nummer opzoeken kan twee dingen betekenen: je bent je eigen nummer kwijt, of je wilt het nummer van een klant controleren. Voor het eerste log je in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk, voor het tweede gebruik je het VIES-systeem van de Europese Commissie. Hieronder staan beide routes, plus het verschil tussen je btw-identificatienummer en je omzetbelastingnummer — twee nummers die vaak door elkaar worden gehaald.
Btw-id en omzetbelastingnummer: twee verschillende nummers
Als je je onderneming inschrijft bij de KVK, beoordeelt de Belastingdienst daarna of je ook ondernemer bent voor de btw. Dat duurt maximaal tien werkdagen. Word je als btw-ondernemer geregistreerd, dan krijg je een brief met twee nummers.
Het btw-identificatienummer (btw-id) gebruik je voor al je contacten met klanten en leveranciers. Het staat op je facturen, je briefpapier en je website. Het is opgebouwd als landcode NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers — dat laatste deel heet het subnummer. Een voorbeeld: NL123456789B01.
Het omzetbelastingnummer (ob-nummer) gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld in brieven of aan de telefoon. Het bestaat uit negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld 111234567B01. Bij zzp'ers zijn die negen cijfers het burgerservicenummer.
Daarom zijn de twee nummers voor zzp'ers níet hetzelfde: in het ob-nummer zit je bsn verwerkt, in je btw-id niet. Dat is precies de reden dat het btw-id bestaat — je privacy is beter beschermd als je bsn niet op je facturen en je website staat. Als zzp'er krijg je de nummers dan ook in twee aparte brieven. Geef alleen je btw-id aan klanten.
Je eigen btw-nummer terugvinden
Ben je de brief kwijt? Dan hoef je niet te bellen:
- Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD of eHerkenning.
- Kies 'Btw'.
- Onder 'Btw-identificatienummer' staan je btw-id en je ob-nummer.
Heb je nog helemaal geen btw-nummer, dan vraag je dat niet los aan: je schrijft je in bij de KVK, waarna de Belastingdienst beoordeelt of je btw-plichtig bent en je de nummers toestuurt. Begin je binnen een bestaande onderneming met een nieuwe activiteit, dan kun je bij de Belastingdienst een extra subnummer aanvragen; je krijgt daar dan ook een extra ob-nummer bij.
Het btw-nummer van een klant of leverancier opzoeken
Hier loopt het vaak vast, en dat is geen fout van jou: er is geen openbaar register van btw-nummers. Het nummer van een ander bedrijf vind je op hun factuur of offerte, of je vraagt het rechtstreeks op. Zoeken op KVK-nummer of bedrijfsnaam werkt niet.
Heb je het nummer wel en wil je weten of het klopt, dan controleer je het via de website van de Europese Commissie (het VIES-systeem). Daar controleer je btw-id's van Nederlandse ondernemers en van ondernemers in andere EU-landen, inclusief de naam- en adresgegevens.
Zo gaat de controle:
- Ga naar de controlepagina van de Europese Commissie.
- Vul het EU-land van je klant in.
- Vul het btw-identificatienummer van je klant in.
- Vul eventueel je eigen EU-land en btw-id in.
- Klik op 'verificatie'.
- Bewaar het resultaat, bijvoorbeeld als bestand.
Twee praktische punten. Het systeem is hoofdlettergevoelig, dus kleine letters in plaats van hoofdletters geven een foutmelding. Werkt de controle niet, verwijder dan het land en het btw-id van de aanvrager in het onderste deel en probeer het opnieuw; soms is het EU-systeem tijdelijk buiten werking en helpt alleen later opnieuw proberen. Voor Duitse klanten kun je alleen de geldigheid van het btw-id controleren, niet de naam- en adresgegevens. Is het nummer geldig, dan heb je voldoende bewijs dat je zakendoet met een ondernemer.
Let op: een ob-nummer is in VIES geen geldige invoer. Zoek je daarop, dan krijg je een foutmelding.
Waarom die controle belangrijk is
Bij zakendoen binnen de EU hangt het btw-tarief af van de status van je klant. Lever je goederen die naar een ander EU-land vervoerd worden, dan bereken je meestal 0 % btw. Bij diensten verleg je de btw vaak naar je klant. In beide gevallen moet je zeker weten dat je klant ondernemer is. Blijkt dat niet zo te zijn, dan kun je een naheffingsaanslag en een boete krijgen en moet je de btw over die leveringen alsnog zelf betalen.
Controleer het btw-id daarom bij een nieuwe EU-klant, en bewaar het resultaat in je administratie.
Waar moet je je btw-nummer vermelden?
Op je facturen. Ben je verplicht te factureren, dan staat op de factuur altijd: je volledige naam en die van je afnemer, beide volledige adressen (een postbusnummer is niet genoeg), je btw-identificatienummer, je KVK-nummer als je bij de KVK bent ingeschreven, de factuurdatum, een uniek en oplopend factuurnummer, wat je hebt geleverd en hoeveel, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Voor facturen van € 100 of lager inclusief btw gelden lichtere eisen, en bij zakendoen met het buitenland juist aanvullende.
Op je website. De EU heeft regels over welke informatie ondernemers op hun website moeten zetten, waaronder het btw-identificatienummer — het nummer met NL ervoor. De volledige lijst met verplichte website-informatie staat bij de Autoriteit Consument & Markt.
Vermeld nergens je ob-nummer, want daarin zit bij zzp'ers het bsn.
Je btw-nummer bij een financieringsaanvraag
Vraag je zakelijke financiering aan, dan is je btw-id een van de eerste gegevens die gevraagd worden, vaak samen met recente btw-aangiften: die laten de omzetontwikkeling zien zonder dat er een jaarrekening nodig is. Zorg dus dat je nummer en je aangiften kloppen voordat je een aanvraag doet. Wij vergelijken zakelijke financiering bij meerdere aanbieders en komen doorgaans binnen twee werkdagen terug met wat mogelijk is.
Veelgestelde vragen over het btw-nummer
Hoe vind ik mijn eigen btw-nummer terug?
Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met DigiD of eHerkenning, kies 'Btw' en kijk bij 'Btw-identificatienummer'. Je vindt daar zowel je btw-id als je ob-nummer.
Kan ik een btw-nummer opzoeken op bedrijfsnaam of KVK-nummer?
Nee. Er is geen openbare lijst met btw-nummers. Je vindt het nummer op de factuur of offerte van het bedrijf of je vraagt het daar op. Heb je het nummer, dan kun je het via het VIES-systeem van de Europese Commissie controleren.
Wat is het verschil tussen een btw-id en een omzetbelastingnummer?
Het btw-id is voor contact met klanten en leveranciers en staat op facturen en je website. Het ob-nummer is alleen voor contact met de Belastingdienst. Bij zzp'ers is het bsn in het ob-nummer verwerkt, in het btw-id niet.
Hoe ziet een Nederlands btw-nummer eruit?
NL, dan negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01.
Hoe lang duurt het voordat ik mijn btw-nummer krijg?
Na je KVK-inschrijving beoordeelt de Belastingdienst binnen maximaal tien werkdagen of je ondernemer voor de btw bent. Daarna krijg je de brief met je nummers per post.
Wat doe ik als het btw-nummer van mijn klant ongeldig blijkt?
Neem contact op met je klant voor de juiste gegevens. Reken geen 0 % btw en verleg de btw niet zolang je niet hebt vastgesteld dat je klant ondernemer is, want anders draai je zelf op voor de btw en een boete.
